As 15 dicas imprescindíveis para uma boa gestão de condomínios

Casa e Família

Aprenda as regras essenciais de uma boa gestão de condomínios e fique a par das regulamentações mais importantes. 21-07-2019

Assumir a gestão de condomínios é uma responsabilidade com algum peso. Daí que muita gente prefira deixá-la para as empresas especializadas.

Se aceitou ficar ao leme da gestão do que partilha com os vizinhos, temos algumas dicas para si, para que saiba exatamente o que fazer, como fazer e quando.

As regras “de ouro” da gestão de condomínios

1. A gestão de condomínios é remunerada

Mesmo que se dê muito bem com os vizinhos e até faça tudo com gosto, saiba que a gestão de condomínios é um trabalho remunerado. Do ponto de vista legal (artigo 1420º e seguintes do Código Civil), a administração das partes comuns dos imóveis (das quais todos os condóminos são coproprietários) é feita pela assembleia de condóminos e pelo respetivo administrador, que deve ser pago pelo trabalho.

2. Pode afastar uma empresa de gestão de condomínios e ficar com a responsabilidade para si

Basta esperar que o contrato celebrado com a empresa termine ou enviar uma carta registada a dar conta da intenção dos condóminos de cessarem o acordo. Se o fizer, tenha em atenção as regras de cessação estipuladas no contrato e peça sempre todos os documentos e acessos relativos à administração do condomínio. A empresa é obrigada a dar-lhos.

Uma vez afastada a empresa de gestão de condomínios, os vizinhos devem, em conjunto, votar para eleger o administrador novo.

3. O condomínio tem de ser registado

Enquanto grupo autónomo e organizado de pessoas, o condomínio tem de ter um número de identificação de pessoa coletiva (NIF). Para tê-lo, tem de ser registado no Registo Nacional de Pessoas Coletivas.

O NIF serve para identificar o coletivo perante a Administração Fiscal e o condomínio não pode contratar nem pagar a fornecedores sem ele.

4. As contas devem ser separadas

Não misture o dinheiro da gestão de condomínios com o seu dinheiro pessoal. Além de se tratar de uma boa prática de gestão, os condóminos têm o direito de aceder aos registos das contas coletivas, pelo que, se misturar tudo, os seus vizinhos vão aceder a toda a informação.

Além disso, a lei determina que os condomínios constituam um Fundo Comum de Reserva equivalente a, pelo menos 10% das quotas mensais. Vai precisar de uma conta própria, em nome do condomínio, para guardar essa poupança.

5. O orçamento deve ser escrupuloso

Ter as contas em dia e transparentes para que qualquer vizinho possa entendê-las protege-o de desconfianças. Tenha sempre tudo organizado para que, em qualquer momento, seja fácil explicar o dinheiro gasto e ganho pelo coletivo.

Aproveite para marcar, pelo menos, uma reunião de condóminos por ano, para fechar o orçamento do ano anterior e aprovar o orçamento do próximo.

Ainda no capítulo do planeamento orçamental da gestão de condomínios, não se esqueça de reavaliar regularmente as despesas fixas incorridas para precaver o ano seguinte e ajustar as quotas de acordo. O mesmo se aplica às obras de manutenção do edifício, que podem ser previstas se for cuidadoso no acompanhamento das condições estruturais.

6. Os documentos devem estar organizados

O princípio de transparência das contas aplica-se também aos documentos. Guarde as faturas e os talões de todas as despesas que tiver em nome do condomínio porque podem ser-lhe pedidos pelos vizinhos em qualquer momento.

Para uma recuperação mais fácil dos documentos, pode organizá-los por tipo ou por categoria. De qualquer forma, o facto de estruturar tudo com cuidado mostra profissionalismo e transmite confiança aos outros condóminos.

7. O arrendamento dos espaços comuns entra no IRS dos condóminos

Esta questão é mais técnica, mas muito importante ainda é que, quando a gestão de condomínios inclui o arrendamento de espaços comuns (a condóminos ou a terceiros), o dinheiro que esse arrendamento traz é considerado rendimento individual de cada um dos condóminos e não da entidade coletiva.

Por estar isento do IRC, o condomínio não tem de declarar nada do que recebeu pelo arrendamento dos espaços, mas cada um dos condóminos vai ver a sua quota-parte entrar para os rendimentos na declaração anual do IRS (artigo 19º do Código do IRS).

8. O IVA das despesas do condomínio não pode ser deduzido

Pode acontecer que, no condomínio, haja frações usadas para exercer atividades sujeitas a IVA. Acontece, por exemplo, em prédios que têm lojas no piso térreo. Os proprietários destes negócios podem, porque a lei lhes permite, deduzir o IVA de tudo o que pagam para manter a operação (num esquema que visa evitar a sobreposição do imposto, o comerciante deduz o IVA porque o consumidor final já vai pagá-lo sobre o produto acabado). Não podem, contudo, incluir as despesas com o condomínio nessas deduções.

A justificação para este cenário é que, independentemente da atividade exercida nas frações ser sujeita a IVA, a gestão de condomínios não lucra nada com ela, porque não tem participação no processo.

9. Os rendimentos do condomínio têm de ser declarados

Ainda que sejam isentos de praticamente todas as tributações, os rendimentos dos condomínios devem ser declarados ao Fisco. Esse trabalho compete ao administrador do condomínio, que também é quem passa o recibo de renda eletrónico.

A declaração deve ser apresentada num serviço local das Finanças e deve ser acompanhada pela ata que comprova que o administrador tem sobre ele delegadas as competências para fazer declarações fiscais em nome do coletivo.

10. Os condóminos não podem exigir ver as cartas que o administrador trocou com os vizinhos

Mesmo que haja condóminos com pagamentos em atraso, os vizinhos não podem exigir ao responsável pela gestão de condomínios o acesso à correspondência trocada entre as partes.

Ainda que os seus vizinhos tenham o direito de saber o que está a ser feito para regularizar a situação, não podem para isso invadir a privacidade do condómino em falta. Enquanto administrador pode, portanto, recusar entregar esses documentos. Só tem de partilhar o livro de atas e os regulamentos em vigor.

11. As penalizações de incumprimento devem ser estipuladas nos regulamentos

A lei nem sempre é clara quanto às possibilidades de ação perante condóminos que não pagam as quotas ou que não cumprem as regras de utilização dos espaços comuns. A melhor forma de a gestão de condomínios se defender, nestes casos, é criando um regulamento que define um leque de penalizações.

O regulamento tem de ser aprovado pela maioria dos vizinhos, mas, uma vez em vigor, dá legitimidade à administração do condomínio para agir no melhor interesse de todos.

12. O condomínio não pode proibir os animais de estimação

A jurisdição da gestão de condomínios termina na porta de entrada de cada fração autónoma. De lá para dentro, o proprietário tem o direito de escolher se quer ou não ter animais de estimação.

Se o condomínio quer impor limites aos animais dentro do edifício, pode estipular regras de circulação de animais nos espaços comuns (como proibir os passeios no jardim comum do prédio), mas nada mais.

Além disso, os condóminos podem também agir em caso de perturbação do seu sossego (animais que fazem muito barulho) ou de risco para a saúde pública (demasiados animais no mesmo espaço, por exemplo).

13. As dívidas dos condóminos prescrevem em cinco anos

A gestão de condomínios tem cinco anos para reaver o dinheiro que os proprietários das frações lhe devem. Se, dentro deste prazo, não conseguir chegar a um acordo, o dinheiro é perdido porque prescreve.

Para evitar perder o total da dívida, a administração do condomínio pode iniciar um processo judicial, mas deve ter em conta que vai pagar custas e honorários ao advogado e que esta despesa pode ser maior do que o valor em dívida.

14. O condomínio pode proibir as marquises

Se as marquises modificarem a fachada do edifício, a gestão de condomínios pode proibi-las. Na verdade, todas as obras que alterem a linha arquitetónica do edifício - sejam marquises, janelas de caixilharia diferente ou grades exteriores, por exemplo - têm de ser previamente comunicadas à assembleia de condóminos. Para aprovação são necessários dois terços de votos favoráveis.

15. Há várias etapas possíveis para a resolução de conflitos

Os conflitos na gestão de condomínios são particularmente complicados quando a administração está a cargo de um dos moradores, porque podem criar desavenças entre vizinhos. No entanto, há várias etapas possíveis para a resolução das diferenças, sem que seja necessário recorrer imediatamente às medidas mais radicais.

Pode, em caso de conflito, começar por conversar com o condómino que está a infringir as regras. Se não resultar, pode comunicar-lhe o problema por carta registada, pedindo que aja no sentido de minimizar os distúrbios causados.

Se nem conversa nem carta funcionarem, a administração do condomínio pode passar o caso às autoridades competentes. Nomeadamente, a câmara municipal (para obras abusivas), a polícia (para ruídos, fumo ou cheiros) ou a Inspeção Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (para violações ambientais graves).

Em qualquer um destes casos, pode esperar uma resolução do problema, mas nunca uma indemnização. Se entende que deve ser financeiramente recompensado pelo aborrecimento a que foi sujeito, tem de recorrer ao julgado de paz ou mesmo ao tribunal, submetendo uma queixa do vizinho infrator.