O curriculum impressionou, as entrevistas correram na perfeição e acabou de recrutar um novo colaborador, tendo até já combinado o dia em que este vai iniciar o contrato com a sua empresa.

O que fazer para facilitar a integração e para causar boa impressão? Não será necessário exagerar e fazer com que tudo gire à volta desta contratação, mas também não deverá agir como se a pessoa que acabou de chegar já conhecesse “os cantos à casa” e não precisasse de apoio.

A forma como a empresa acolhe um novo colaborador vai ser determinante para a perceção que ele terá do seu ambiente de trabalho. Receber bem é uma forma de motivar.

A ideia de que a primeira impressão sobre algo ou alguém é sempre a mais importante não é exagerada. Todos já tivemos um primeiro dia, na escola ou num emprego e certamente que guardamos memórias desses momentos.

Numa empresa, a forma como se recebe um novo colaborador vai contribuir não só para que este se ambiente mais rapidamente ao seu novo local de trabalho, mas também para que crie laços profissionais e pessoais que serão essenciais para que possa desenvolver todo o seu potencial durante uma expectável longa ligação à empresa. Conheça algumas dicas para acolher integrar um novo colaborador.

Leia Também: ABC da Motivação Pós-férias

Preparação para receber um novo colaborador: muito mais do que dar as boas vindas

Para quem chega de novo, não há pior sensação do que sentir-se perdido, sem saber onde estacionar ou para onde se dirigir depois de entrar na empresa. Por muito confiante que se seja, é sempre um ambiente novo, com pessoas desconhecidas, não sendo de esperar que alguém tenha, logo nos minutos iniciais, a desenvoltura para fazer tudo sozinho.

Além disso, o acolhimento e integração de um novo colaborador não acontece num único dia. É um processo contínuo que tem como objetivo consolidar a motivação e a vontade de fazer parte da equipa.

Crie contexto

Para facilitar todo o processo, pode começar a preparar esta chegada um ou dois dias antes. O primeiro passo é falar com as pessoas que trabalham na empresa – sobretudo com as que vão trabalhar mais de perto com o recém-chegado – e explicar que vai chegar um novo funcionário para determinada função.
Se para o novo colaborador é importante ser bem recebido, para quem já está na empresa não há nada pior do que ver entrar alguém sem saber quem é e o que vai fazer.

Pode aproveitar esse momento para indicar quem será a pessoa escolhida para fazer o acolhimento, explicar procedimentos e tirar dúvidas. Obviamente terá de ser alguém que tenha perfil para dar esse apoio inicial e capacidade para responder a todas as perguntas relacionadas com o funcionamento da empresa.

Como nem todas as empresas têm departamento de Recursos Humanos e nem sempre o proprietário ou administrador tem disponibilidade para receber presencialmente o novo colaborador, esta pessoa pode cumprir o papel de fazer este acolhimento.

Pode também enviar, um ou dois dias antes, um e-mail ao novo colaborador com  indicações úteis para o primeiro dia de trabalho, informando, por exemplo, como deve proceder para estacionar no parque da empresa, a que piso deve dirigir-se, com quem deve falar e outras informações úteis.

Preparar o posto de trabalho é igualmente importante. Deve estar limpo e arrumado, com todo o material necessário para a realização do trabalho, incluindo, por exemplo, password da rede Wi-fi, credenciais de acesso ao e-mail, números de telefone e extensões que terá de contactar frequentemente, por exemplo.
Algumas empresas têm normas de conduta ou guias de procedimentos que devem igualmente ser entregues logo no primeiro dia.

Caso seja política da empresa, pode também entregar um brinde ou um cabaz de boas-vindas. Será simpático colocar um cartão ou algo com o nome do colaborador, ou personalizar a oferta em função dos gostos pessoais – por exemplo, hobbies, clube desportivo ou uma pequena lembrança com o nome dos filhos.

Igualmente importante é que o novo colaborador fique a conhecer os departamentos e quem neles trabalha. O ideal será começar o dia de trabalho com uma pequena visita guiada, que servirá também para mostrar coisas tão triviais como onde é a copa ou onde está a máquina do café.

Nos primeiros tempos, é recomendável tentar perceber o nível de conhecimento técnico que o colaborador tem das funções que vai exercer, para que seja feito um plano de formação. É igualmente importante o acompanhamento das atividades, a realização de formações e as orientações contínuas, além de dar feedback sobre o trabalho que está a ser feito.

Leia também: A sua empresa está a contratar?

Facilite a integração e o convívio

No primeiro dia de trabalho, e uma vez que o novo colaborador não está ainda familiarizado com o local e com os colegas, será também simpático que alguém o convide para almoçar, seja nas instalações da empresa ou num restaurante perto.

A hora de almoço pode ser sempre um momento constrangedor para quem acabou de chegar e esse convite, além de resolver esse pequeno constrangimento, é importante para desenvolver relacionamentos.

Uma conversa fora do ambiente de trabalho permite aos novos colegas saber mais sobre aquela pessoa e descobrir pontos em comum que sirvam como ponto de partida para o aprofundamento da relação.
Não há boas relações laborais sem bom relacionamento pessoal, pelo que este tipo de contactos deve ser fomentado.

Neste primeiro dia, pode também ser organizada uma reunião para que o novo colaborador fique a conhecer os projetos em andamento e perceba qual o seu papel em cada um. Será também uma forma de cada um se apresentar e dizer que tarefas desempenha, criando, assim, uma dinâmica de grupo.

Dê alguns dias para que o novo colaborador se ambiente e perceba a forma de funcionamento da empresa. Assim que for oportuno, contacte-o pessoalmente ou por e-mail, perguntando como está a correr a integração e se tem alguma questão ou sugestão a fazer.

A primeira impressão é realmente importante e os primeiros dias podem ser determinantes para o futuro desse novo colaborador na sua empresa.

Leia também:

Conheça as regras para rescisão do contrato de trabalho
Dez questões sobre o Subsídio de doença
Guia para criar uma politica de sustentabilidade ambiental