Saiba como digitalizar as faturas do seu negócio

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Otimize processos e recursos digitalizando a faturação da sua empresa. Saiba como e quais os custos. 07-01-2020

A faturação eletrónica é obrigatória para as empresas desde o início de 2019. Esta iniciativa visa promover a harmonização do processamento de faturas e a criação de um arquivo digital de faturas, acessível, simples e sustentável.

As faturas eletrónicas devem obedecer a um modelo europeu e ser emitidas através de um software certificado, para que a Autoridade Tributária (AT) possa aceder-lhes de maneira directa. Pode consultar a lista dos softwares reconhecidos no website da AT.

A digitalização de processos tem variados benefícios para as empresas. Além da sua otimização (em termos de custos e de tempo), reduz a ocorrência de erros manuais e liberta espaço de arquivo para outras necessidades. Desde a escolha do software à implementação de novos procedimentos, deve encarar este processo de forma estratégica.

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Fatura eletrónica: por onde começar?

O primeiro passo é escolher o software de faturação. Existem, no mercado, diversas empresas que desenvolvem sistemas e faturação eletrónica. A sua escolha deverá ser feita com base no nível de faturação da empresa e nas necessidades do negócio.

Geralmente, pequenas e médias empresas beneficiam de soluções online, gratuitas, intuitivas e que não requerem muitos conhecimentos para efetuar ações como a emissão de faturas ou a gestão de custos. Estas soluções são acessíveis a partir de um browser, em qualquer dispositivo com acesso à internet, pelo que permitem aos empresários proceder ao tratamento da faturação em qualquer lugar.

Outras soluções, mais complexas, são mais adequadas a negócios com elevado nível de faturação ou grande complexidade de operações. Muitos destes softwares já oferecem soluções complementares, tais como gestão de stocks, previsão de resultados, relatórios de vendas e compras, entre outros.

Seja qual for a solução escolhida, é de extrema importância que seja certificada e esteja apta para preparar automaticamente o ficheiro SAFT (o ficheiro que reúne informação fiscal e contabilística da empresa e que deve ser entregue mensalmente). Ao escolher um software, garanta que responde às necessidades do seu projeto e que dispõe de um bom serviço de suporte técnico.

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Como escolher o sistema de faturação eletrónica

  1. Avalie com rigor as necessidades do seu negócio;
  2. Escolha um software de acordo com o nível de faturação da sua empresa;
  3. Informe-se sobre as opções online e gratuitas;
  4. Verifique se o software escolhido é certificado pela Autoridade Tributária (AT);
  5. Certifique-se de que a solução escolhida permite preparar automaticamente o ficheiro SAFT;
  6. Informe-se sobre o suporte técnico oferecido pelo software de faturação.

 

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Quais os custos de implementação?

Os custos associados à digitalização do processo de faturação podem divergir muito, dependendo do software que eleger. Desde os gratuitos àqueles com preço associado ao número de utilizadores ou ao número de faturas emitidas, existem muitas opções no mercado.

Para dar o passo para a digitalização dos processos da empresa, é crucial que invista no hardware, ou seja, os computadores, tablets e telemóveis. Caso ainda não o tenha feito, é aconselhável renovar os equipamentos eletrónicos, garantindo que estes têm as especificações corretas para responder devidamente ao processamento de faturas.

Uma coisa é certa: independentemente do volume de faturação e dimensão da sua empresa, a digitalização de um processo como a faturação significa uma poupança considerável, quer em custos, quer em tempo, tornando a empresa mais ágil.

Faturação eletrónica - os prazos para implementar?

 

  • A partir de 18 de abril de 2019, passou a ser obrigatória para a administração direta do Estado e institutos públicos, mediante implementação obrigatória pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.);
  • A partir de 18 de abril de 2020, esta obrigatoriedade aplica-se às entidades públicas, não incluídas no ponto anterior, nomeadamente, regiões autónomas, autarquias locais, Banco de Portugal, fundações e associações públicas;
  • A partir de 17 de abril de 2020, passa a aplicar-se aos fornecedores de entidades públicas de maior dimensão ou seja, a empresas que empreguem pelo menos 250; ou com volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros; ou ainda com total anual de balanço superior a 43 milhões de euros;
  • A partir de 31 de dezembro de 2020, aplica-se aos fornecedores de entidades públicas de menor dimensão. Ou seja, micro, pequenas e médias empresas.

 

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