As plataformas de trabalho online para gestão de equipas e de tarefas são cada vez mais essenciais. Conheça as mais populares.

Atualmente, há várias plataformas de organização e gestão de equipas de trabalho. Algumas são pagas, mas existem muitas gratuitas. Estas ferramentas online permitem organizar, gerir, distribuir e acompanhar as tarefas e atividades da sua equipa de trabalho de forma mais simples, fácil e prática.

Através do browser ou de apps móveis, pode adicionar projetos e utilizadores para, assim, ficarem todos conectados. O gestor atribui as tarefas aos respetivos membros, os quais devem indicar na plataforma se a atividade está ou não concluída. Depois, o sistema produz relatórios que permitem avaliar os índices de produtividade de toda a equipa. Algumas destas plataformas permitem a integração de outros serviços, como o Gmail, o Outlook, o Slack ou a Dropbox.

Não importa a dimensão do seu projeto ou equipa. Estas plataformas de trabalho são uma mais-valia para quem trabalhe em equipa.

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Benefícios das plataformas de trabalho

Apesar de cada plataforma de gestão de tarefas ter as suas vantagens e desvantagens, no geral, todas são bastante completas e capazes de auxiliar o processo de coordenação e monitorização de uma equipa de trabalho.

As versões de teste, os planos gratuitos ou mais económicos e as apps móveis podem apresentar algumas restrições em termos da disponibilização de determinadas funcionalidades. Contudo, são diversas as opções disponíveis no mercado e, seguramente, alguma dará resposta às suas necessidades.

Certo é que os benefícios de usar estas ferramentas são mais que muitos. Se ainda tem dúvidas, confira os mais importantes.

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Reduzir custos

No contexto de uma empresa ou de um projeto, estas plataformas ajudam a economizar na comunicação entre os membros da equipa (nomeadamente em deslocações físicas) e no tempo despendido nas tarefas, aumentando assim a produtividade.

Aumentar a produtividade

O uso destas ferramentas tecnológicas permite a exibição de dados mais precisos e claros. Isso facilita o trabalho dos membros da equipa, tornando-os mais produtivos.

Incrementar a competitividade

Estas ferramentas ajudam a tornar a equipa mais competitiva, controlando melhor o trabalho e gerindo mais eficazmente o capital humano.

Ser seguro

Estas plataformas estão construídas de modo a garantir toda a segurança dos dados pessoais dos membros da equipa, sendo uma melhor alternativa a outros métodos de partilha de informações.

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Organizar documentos

Estas ferramentas permitem organizar e armazenar documentos de forma prática e segura, facilitando a pesquisa e evitando a perda de dados.

Criar relatórios

Uma das grandes vantagens destas plataformas é produzirem relatórios em tempo real, bastando fazer o cruzamento de dados armazenados na ferramenta.

Poupar tempo

Estas ferramentas de gestão ajudam não só a gerir o pessoal e as equipas, como também o tempo investido. Com o seu uso, sobra mais tempo para dedicar à definição de novas estratégias e ideias para o seu negócio.

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Registar performance

Muitas destas plataformas registam e permitem analisar a performance dos vários membros da sua equipa, o que é vantajoso para a gestão dos recursos humanos da sua empresa. Em algumas delas, é até possível criar um “alerta de produtividade”.

Acompanhar a evolução

Os membros da equipa também beneficiam do uso destas plataformas de trabalho, uma vez que permitem acompanhar a evolução pessoal e oferecem uma noção mais exata daquilo que cada um fez; que cada um tem para fazer; e o que é mais prioritário ou está em falta.

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Exemplos de plataformas de trabalho

Trello

Esta é uma das plataformas digitais mais usadas no momento. Na app ou no browser, os utilizadores podem criar, organizar e estabelecer prioridades para as tarefas mais urgentes. A linguagem é intuitiva e flexível. Esta é uma excelente ferramenta para trabalhar em equipa, pois permite a colaboração de vários membros. O Trello é suportado pela framework Kanban e apresenta-se como uma solução prática para acompanhar o desenvolvimento das atividades inerentes a um determinado projeto.

Conheça melhor o Trello no site oficial.

Asana

Outra possibilidade é a Asana. Esta plataforma também permite organizar e gerir planos e projetos da sua equipa. É uma ferramenta muito útil para conectar todos os utilizadores em torno de objetivos comuns.

A sua interface é muito simples e prática de usar, sendo possível definir tarefas, estabelecer prioridades, fazer relatórios, partilhar afazeres, entre outras funcionalidades. As atividades podem ser complementadas com comentários, notas ou anexos. Esta ferramenta é gratuita até 15 utilizadores.

Conheça melhor a Asana no site oficial

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JIRA

Esta plataforma tem evoluído e é mesmo uma das mais utilizadas no nosso país. O JIRA possibilita a gestão de vários projetos em simultâneo e a criação de gráficos e relatórios detalhados. A ferramenta é suportada pelas frameworks Kanban ou SCRUM e disponibiliza APIs de integração com outras plataformas. Além disso, está disponível online e em apps móveis.

Conheça melhor o JIRA no site oficial.

Basecamp

Esta é uma plataforma de gestão de projetos muito conhecida e que facilita bastante a comunicação entre os membros de uma equipa.

A sua interface é inteligível e possui funcionalidades em tudo semelhantes às descritas anteriormente, como a gestão de tarefas, a produção de relatórios e a calendarização de atividades. Esta ferramenta pode ser usada gratuitamente durante 60 dias.

Conheça melhor a Basecamp no site oficial.

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Microsoft Project

Esta é uma das mais antigas e famosas plataformas de gestão de projetos e recursos. Através dela, o utilizador pode acompanhar as atividades da sua equipa e criar relatórios pormenorizados. Todas as suas funcionalidades contribuem para uma melhor gestão e, logo, para um aumento da produção em quantidade e em qualidade.

Conheça melhor o Microsoft Project no site oficial.

When I Work

Esta plataforma permite não só a calendarização de tarefas, como o controlo das horas trabalhadas por cada funcionário. A ferramenta dispõe de uma versão para smartphone que permite até que os funcionários registem a sua entrada ao serviço. Esta é uma ferramenta em crescimento e cujos criadores prometem expandir em breve as suas funcionalidades.

Conheça melhor a When I Work no site oficial.

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IDoneThis

Esta plataforma é como um gestor dos relatórios e das atividades feitos diariamente pela sua equipa de trabalho. Uma das suas funcionalidades mais populares é o e-mail que, no final do dia, sintetiza tudo o que foi feito nessa jornada de trabalho. É possível acompanhar as tarefas concluídas, assim como as que estão em atraso. Interessado? Pode experimentá-la gratuitamente durante três dias.

Conheça melhor a IDoneThis no site oficial.

Teamwork Projects

Esta plataforma de gestão de tarefas e projetos permite, igualmente, atribuir e acompanhar o desenvolvimento das atividades da sua equipa. É possível trabalhar vários projetos ao mesmo tempo, através de cronogramas e relatórios. Assim como outras ferramentas, tem a funcionalidade de trocar mensagens e de anexar ficheiros.

Conheça a Teamwork Projects no site oficial.

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MeisterTask

Esta plataforma é parente de uma outra, a MindMeister da Google. Trta-se de um sistema de gestão de projetos que permite a atribuição de tarefas e o seu acompanhamento através de cronogramas e relatórios. É possível sincronizar tudo na app e, ainda, trocar mensagens e anexar ficheiros.

Conheça melhor a MeisterTask no site oficial.

Hitask

Esta plataforma possui uma interface muito simples, assente em módulos e separadores que permitem organizar de forma muito prática e fácil todas as tarefas e atividades que a sua equipa tem a desempenhar. Com esta ferramenta, pode calendarizar atividades, definir prioridades, comunicar via mensagem e o melhor é que pode sincronizar tudo através das apps móveis.

Conheça melhor a Hitask  no site oficial.

Easynote

Esta é a plataforma mais indicada para quem procura uma ferramenta gratuita, básica e funcional. Nela pode atribuir tarefas, calendarizar, receber notificações, tudo de uma forma muito intuitiva e prática.

Conheça melhor a Easynote no site oficial.

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