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O Regime de IVA de Caixa (também chamado regime de contabilidade de caixa) permite a muitas empresas alinhar a entrega do IVA ao Estado com o dinheiro que efetivamente entra na conta. Em vez de entregar IVA apenas por ter emitido a fatura, passa a entregá-lo quando recebe (total ou parcialmente) do cliente.

Em 2026, este regime continua a ser uma opção relevante para negócios com prazos de recebimento longos, mas tem regras e obrigações próprias que convém conhecer antes de aderir.

O que é o IVA de Caixa?

Em vigor desde outubro de 2013, no Regime de IVA de Caixa (RIC), o IVA das suas vendas (operações ativas) torna-se exigível quando recebe o pagamento do cliente, mesmo que seja apenas uma parte. Isto pode aliviar a tesouraria, porque evita que tenha de “adiantar” IVA antes de ter recebido o pagemaneto devido pelo cliente.

Este adiamento não é contudo ilimitado. Se a fatura ficar por pagar, há situações em que o IVA acaba por se tornar exigível na mesma, mesmo sem ter recebido.

O que muda face ao regime geral?

No regime geral, a regra base é simples. Emite a fatura e, em função do período de IVA, liquida e entrega o imposto, independentemente de o cliente já ter pago ou não.

No IVA de Caixa, a lógica muda. Ou seja, paga quando recebe, mas também passa a ter mais controlo e mais obrigações documentais.

Quem pode optar pelo regime de IVA de Caixa?

Este regime é facultativo e só as empresas que cumpram os seguintes requisitos definidos por lei podem aplicá-lo:

•  No ano civil anterior, não ter ultrapassado 2 000 000 € de volume de negócios para efeitos de IVA (este limiar aplica-se desde 1 de julho de 2025) (Decreto-Lei n.º 34/2025, de 24 de março);
• Estarem registadas para efeitos de IVA há pelo menos 12 meses;
• Terem a situação tributária regularizada  (nos termos do CPPT) e não terem obrigações declarativas em falta.

Ficam imediatamente excluídos os seguintes casos:

• Exerçam exclusivamente as atividades previstas no artigo 9.º do CIVA;
• Estejam abrangidas pelo regime de isenção previsto no artigo 53.º do CIVA;
• Estejam abrangidas pelo regime dos pequenos retalhistas (artigo 60.º do CIVA); 

Mesmo que adira, o regime não se aplica a todas as operações. Há exclusões, como importações e exportações, assim como operações conexas, operações intracomunitárias, operações em que o adquirente é o devedor do IVA (reverse charge), entre outras. 

Como aderir a este regime?

A opção pelo regime de IVA de Caixa deve ser comunicada às Finanças durante o mês de outubro de cada ano. Se aceite, o regime, entra em vigor a partir de 1 de janeiro do ano seguinte. Para isso:

• Aceda ao Portal das Finanças e autentique-se com as suas credenciais. No caso das entidades com contabilidade organizada, o pedido de adesão deve ser feito pelos técnicos oficiais;
• Na opção Adesão clique em Efetuar pedido.

O pedido de adesão fica pendente de validação. Se cumprir todos os requisitos, recebe uma notificação, pelo correio, informando que o pedido foi aceite. Adicionalmente, pode consultar o estado do pedido na área do IVA de Caixa e ao clicar Consultar pedidos.

Se o pedido for indeferido (não aceite), recebe pelo correio uma notificação a indicar que tem direito a uma audiência prévia antes do veredicto final. 

Antes de aderir, convém ter em conta um ponto essencial. É que quem opta pelo regime de IVA de Caixa fica, em regra, obrigado a permanecer nele durante pelo menos dois anos civis consecutivos

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É possível voltar a optar pelo regime geral a qualquer momento?

Sim, mas não de imediato. Quem adere ao regime de IVA de Caixa fica, em regra, obrigado a permanecer nesse regime durante pelo menos dois anos civis consecutivos. Só depois desse período pode optar pelo regime geral de exigibilidade do imposto.

Depois de regressar ao regime geral, o contribuinte também tem de aí permanecer, em regra, durante pelo menos dois anos civis consecutivos antes de poder voltar a alterar o enquadramento.

Em que situações pode sair do regime de IVA de Caixa?

O pedido de exclusão do regime de IVA de Caixa pode ter por base uma destas situações:

• Se decidir optar pelo regime geral de IVA, só o pode fazer se já está abrangido pelo regime de IVA de Caixa há, pelo menos, dois anos civis consecutivos;
• O volume de negócios é incompatível com regime de IVA de Caixa: se o motivo for este, pode fazer o pedido de alteração em qualquer momento;
• Ocorreu uma alteração da atividade e passou a executar exclusivamente operações excluídas pelo regime de IVA de Caixa: também pode apresentar o pedido de alteração em qualquer momento.

Como pedir a saída?

O pedido de exclusão é feito no Portal das Finanças. No caso das entidades com contabilidade organizada, deve ser apresentado pelo contabilista certificado.. 

Posso aplicar os dois regimes (regime geral e IVA de Caixa) na minha empresa?

Sim, mesmo optando pelo regime de IVA de Caixa, algumas operações podem continuar a estar sujeitas ao regime geral do IVA.

Que tipo de operações estão abrangidas pelo regime de IVA de Caixa?

O regime de IVA de Caixa aplica-se, em regra, às transmissões de bens e prestações de serviços realizadas por sujeitos passivos abrangidos por este regime, desde que o destinatário seja outro sujeito passivo de IVA.

Ficam excluídas, nomeadamente, as seguintes operações:

• Operações relacionadas com importação, exportação e atividades conexas, previstas nos artigos 13.º, 14.º e 15.º do CIVA;
• Transmissões e aquisições intracomunitárias de bens e operações assimiladas do RITI (Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias);
• Prestações intracomunitárias de serviços;
• Operações em que o adquirente é o devedor do imposto;
• Operações entre sujeitos passivos com relações especiais, previstas nos n.º 10 e 12 do artigo 16.º do CIVA.

Isto significa que, na prática, as operações com consumidores finais não entram no âmbito normal do regime de IVA de Caixa, porque o regime foi desenhado para operações entre sujeitos passivos de IVA.

Quanto à faturação, as faturas e faturas simplificadas relativas a operações abrangidas pelo regime devem ser emitidas em série especial e incluir a menção IVA - regime de caixa. 

Além disso, quando há pagamento total ou parcial, é obrigatória a emissão de recibo, que deve ser emitido e comunicado nos termos previstos para a emissão e comunicação de faturas.

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Em que momento é exigido o pagamento do IVA neste regime?

• Quando ocorre o recebimento, parcial ou total, associado ao pagamento de uma fatura;
• Quando o recebimento ocorre antes da realização das operações tributáveis;
• No 12.º mês posterior à data de emissão da fatura;
• No período seguinte à comunicação de cessação da inscrição neste regime;
• No período correspondente à entrega da declaração de cessação da atividade a que se refere o artigo 33.º do CIVA, nos casos previstos no artigo 34.º do mesmo diploma.

Em que momento os clientes (adquirentes) abrangidos pelo IVA de Caixa podem deduzir o IVA?

No regime de IVA de Caixa, o sujeito passivo só pode deduzir o IVA das suas aquisições quando efetua o pagamento ao fornecedor e tem na sua posse a fatura-recibo ou o recibo comprovativo de pagamento, emitido com os elementos legalmente exigidos.

Se o pagamento não ocorrer antes, o IVA pode ainda tornar-se dedutível no 12.º mês posterior à emissão da fatura, assim como  nas situações de cessação do regime ou de cessação da atividade previstas na Lei. 

A dedução deve ser feita na declaração periódica do período em que o documento comprovativo é recebido, ou na do período seguinte.

Em termos gerais, o Código do IVA prevê ainda que o direito à dedução possa ser exercido até quatro anos após o nascimento desse direito, sem prejuízo das regras especiais aplicáveis ao regime.

Quais as principais vantagens do regime de IVA de Caixa?

Uma das vantagens mais significativas é que o pagamento do IVA ao Estado é adiado até ao momento em que os valores faturados sejam efetivamente recebidos.

Isto significa que as empresas não precisam de desembolsar o imposto antecipadamente, o que lhes permite utilizar os fundos disponíveis para outras operações e investimentos contribuindo para uma gestão mais flexível do fluxo de caixa.

Pode por isso ser particularmente vantajosa para empresas que enfrentam prazos de recebimento longos. Podemos resumir as suas vantagens nos pontos seguintes. 

Melhoria da tesouraria 

A empresa não tem de entregar imediatamente ao Estado o IVA de uma fatura ainda não recebida. Isto pode libertar liquidez para suportar despesas correntes, salários, fornecedores ou investimento, sobretudo quando os clientes pagam com atraso

Liquidação proporcional ao recebimento

Se o cliente pagar apenas uma parte da fatura, o IVA torna-se exigível apenas sobre o valor efetivamente recebido. Na prática, isto permite que o pagamento do imposto acompanhe os fluxos de entrada de dinheiro, em vez de obrigar a empresa a adiantar o valor total logo após a faturação.

Redução dos custos financeiros

Ao evitar a saída imediata de dinheiro para pagar IVA sobre valores ainda não cobrados, a empresa pode reduzir a necessidade de recorrer a crédito ou a outras soluções de financiamento de curto prazo para cumprir obrigações fiscais. O próprio diploma que criou o regime refere a diminuição da pressão de tesouraria e dos custos financeiros como uma das finalidades da medida.

Alinhamento com o ciclo económico da empresa

O regime cria uma ligação mais direta entre a exigibilidade do imposto e o momento em que o dinheiro entra na empresa. Isso pode facilitar a gestão de tesouraria em negócios com ciclos de cobrança mais longos, como acontece em muitas relações entre empresas.

Este regime tende a ser mais vantajoso para empresas que:

• recebem dos clientes muito depois de faturar;
• trabalham sobretudo com outros sujeitos passivos de IVA;
• precisam de maior flexibilidade na gestão da tesouraria.

E quais as desvantagens?

Apesar das vantagens em termos de tesouraria, o regime de IVA de Caixa também tem limitações que devem ser ponderadas antes da adesão. Eis algumas.

1. A dedução do IVA nas compras não é imediata
Ao contrário do que acontece no regime geral, a empresa não pode, em regra, deduzir de imediato o IVA suportado apenas com base na fatura. No regime de IVA de Caixa, a dedução só ocorre quando há pagamento ao fornecedor e existe  documento comprovativo de pagamento. Isto, sem prejuízo de o imposto se tornar dedutível no 12.º mês posterior à emissão da fatura, se o pagamento ainda não tiver ocorrido.

2. A gestão administrativa e contabilística é mais exigente
Este regime implica mais controlo documental e contabilístico do que o regime geral. As operações abrangidas têm de ser registadas de forma separada, as faturas devem ser emitidas em série especial com a menção «IVA - regime de caixa» e, quando há pagamento total ou parcial, é obrigatória a emissão de recibo.

3. Há uma permanência mínima obrigatória
Quem opta pelo regime de IVA de Caixa fica, em regra, obrigado a permanecer nele durante pelo menos dois anos civis consecutivos. Isto significa que não é um regime pensado para alterações frequentes em função de necessidades pontuais de tesouraria.

4. O regime não abrange, em regra, operações com consumidores finais
O regime de IVA de Caixa aplica-se, em termos gerais, a operações em que o destinatário é outro sujeito passivo de IVA. Por isso, as operações com consumidores finais ficam fora do âmbito normal deste regime, mesmo que exista pagamento a crédito.

5. O diferimento do imposto não é ilimitado
Outra limitação importante é que o regime não permite adiar indefinidamente a entrega do IVA. Se a fatura continuar por pagar, o imposto torna-se exigível no 12.º mês posterior à data de emissão.

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A informação deste artigo não constitui qualquer recomendação e não dispensa a consulta necessária de entidades oficiais e legais.