Trabalhadores independentes: as 6 obrigações fiscais e contributivas

Leis e Impostos

É essencial que os trabalhadores independentes aproveitem oportunidades e cumpram obrigações junto da Autoridade Tributária e Segurança Social. Eis como proceder 28-05-2025

Tempo estimado de leitura: 5 minutos

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Se é um profissional liberal; presta serviços em regime de freelancer ou comercializa bens como trabalhador independente (ou em paralelo com uma atividade principal por conta de outrem), saiba que existe um conjunto de obrigações a cumprir junto das Finanças e da Segurança Social.

Descubra quais são e como pode cumprir para evitar coimas.

Quem é considerado trabalhador independente

De acordo com o Guia Prático do Novo Regime dos Trabalhadores Independentes da Segurança Social, são considerados trabalhadores independentes as pessoas singulares que exercem uma atividade profissional sem contrato de trabalho (ou um contrato legalmente equiparado). Mesmo que o acumulem com uma atividade por conta de outrem.

Inclui-se quem não está abrangido pelo Regime Geral de Segurança Social dos Trabalhadores por Conta de Outrem.

1. Abrir atividade nas Finanças

O primeiro passo a dar é abrir atividade nas Finanças ou seja, comunicar que deu início a uma atividade independente. Pode tratar de tudo online, no Portal das Finanças ou presencialmente, num balcão das Finanças e em algumas Lojas de Cidadão.
Ao abrir a atividade, terá de indicar:

O volume de faturação anual previsto, para efeitos de enquadramento em IVA e em IRS;
O tipo de atividades a realizar.

Regime simplificado ou contabilidade organizada
Os trabalhadores independentes podem ser enquadrados em dois regimes fiscais, o regime simplificado ou o de contabilidade organizada. São automaticamente integrados pela Autoridade Tributária (AT) no primeiro modelo, enquanto o valor anual ilíquido de rendimentos for inferior a 200 mil euros. Acima deste valor, são obrigados a ter contabilidade organizada o que implica a contratação de um contabilista certificado, responsável pelas interações com as Finanças, conforme pode confirmar neste documento das Finanças.

Ato isolado

Se está a contar receber apenas um único montante anual não superior a 25 000€, não precisa de abrir atividade, pode passar um ato isolado ou ato único.

Como alterar ou encerrar atividade nas Finanças
É trabalhador independente e mudou a atividade que costuma exercer? Teve uma alteração significativa no seu volume de negócios? Tem um novo IBAN afeto à atividade? Quer terminar com a opção pela periodicidade mensal de IVA? Pretende encerrar a atividade? Deve ter cuidado de fazer estas atualizações junto da AR.

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2. Emitir faturas

Sempre que vender um produto ou prestar um serviço, deve emitir uma fatura até ao 5.º dia útil após a conclusão da transação ou no momento do pagamento, se este ocorrer antes desse prazo. As faturas podem ser emitidas:

Através de um programa informático de faturação previamente autorizado pelas Finanças. Esta opção é obrigatória se, no ano civil anterior, teve um volume de negócios superior a 50 000€ ou se tiver contabilidade organizada. Consulte a lista atualizada dos programas de faturação e respetivas versões certificadas, bem como a identificação dos produtores no portal das Finanças;
Através da aplicação de faturação disponível no Portal das Finanças para emissão de recibos verdes;
Através de faturas impressas a solicitar numa tipografia autorizada pelas Finanças e cuja lista pode consultar na própria AT.

Acumula trabalho dependente com recibos verdes? Conheça as regras
Em Portugal, é possível acumular trabalho dependente com trabalho independente, a recibos verdes. No trabalho por conta de outrem, a entidade empregadora faz os descontos para a Segurança Social em seu nome. Já no que diz respeito ao trabalho independente, o pagamento das contribuições é da sua responsabilidade ou pode até nem ter de pagar. Também no IRS há fatores a ter em conta quando submete a declaração anual de rendimentos.

3. Fazer retenção na fonte

Tal como os trabalhadores por conta de outrem, os independentes também devem fazer retenção de IRS na fonte. A menos que, no ano anterior, tenham obtido rendimentos inferiores a 15 000€. Nesse caso, a retenção é opcional.

Quando há retenção na fonte, uma parte do valor faturado é retida pelo cliente (desde que o cliente tenha contabilidade organizada), que a entrega diretamente ao Estado.

As taxas de retenção de IRS aplicadas aos trabalhadores independentes, previstas no artigo 101.º do CIRS, variam em função do tipo de atividade:

11,5%: atividades não mencionadas na Portaria n.º 1011/2001 ou atos isolados;
16,5%: rendimentos de propriedade intelectual, industrial ou de prestação de informação;
20%: profissionais de atividades científicas, artísticas e técnicas, não residentes em Portugal;
23%: para a maior parte dos rendimentos, decorrentes das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do CIRS.

A retenção na fonte é feita pelo trabalhador logo quando passa a fatura ou recibo.

Tome Nota:
Apesar de, em janeiro de 2025, a taxa de retenção na fonte ter descido de 25% para 23% para as atividades listadas na Portaria n.º 1011/2001, os trabalhadores podem optar por continuar a fazer a retenção à taxa de 25%.

4. Entregar a declaração periódica de IVA e pagar o imposto

Se não estiver isento do pagamento de IVA (ao abrigo dos artigos 9.º e 53.º do Código do IVA), tem de entregar a declaração periódica do IVA, através do Portal das Finanças, com a seguinte periodicidade:

Mensalmente, até 10 do segundo mês seguinte àquele a que dizem respeito as atividades e se o volume de negócios previsto for igual ou superior a 650 mil euros;
Trimestralmente, até ao dia 15 do segundo mês seguinte àquele a que dizem respeito as atividades, caso o volume de negócios previsto seja inferior a 650 mil euros. Pode também entregar a declaração mensalmente. Se optar por essa periodicidade, deve mantê-la durante, pelo menos, três anos.

5. Entregar a declaração de IRS

Deve entregar a declaração anual de IRS, incluindo o anexo B ou o anexo C (IRC), para contabilidades organizadas a entregar por um contabilista. O anexo D serve para os rendimentos obtidos por sócios das sociedades de profissionais.

Esta entrega pode ser abrangida pelo IRS automático o que torna tudo mais simples e sem necessidade de preenchimento manual dos anexos associados a cada rendimento.

Para evitar coimas e outras consequências, deve ter sempre atenção ao cumprimento de prazos. A declaração deve ser entregue entre 1 de abril e 30 de junho, através do portal das Finanças, em Serviços>IRS>Entregar declaração.

Dedução de despesas
Cada trabalhador independente pode deduzir até 25% do seu rendimento anual bruto. Entre as despesas aceites para esta dedução incluem-se, por exemplo, gastos com pessoal, rendas de imóveis destinados à atividade, aquisição de bens ou contratação de serviços necessários ao exercício profissional, entre outras.
As Finanças descontam automaticamente 4 462,15€. É necessário justificar 15% do rendimento com despesas elegíveis. Caso não o faça, a parte não justificada será adicionada ao rendimento sujeito a imposto. Para justificar as despesas, em cada despesa pendente no e-fatura, deve selecionar Sim na opção No âmbito da atividade profissional? Os restantes 10% para atingir o limite máximo de 25% não precisam de justificação. Ao validar as despesas no e-fatura, pode optar entre a dedução parcial ou total. Se escolher parcial, as Finanças consideram apenas 25% do valor total da despesa (por exemplo, nas despesas com eletricidade). Se optar por total, o valor é contabilizado por inteiro (pode incluir gastos com transportes; telecomunicações; entre outros).

Incluir o anexo SS

Em cada declaração de rendimentos, os trabalhadores independentes devem entregar o seu anexo SS. Esta declaração identifica as entidades contratantes, assim como as contribuições e é essencial para a proteção social do trabalhador a recibos verdes. Nomeadamente, nos casos em que cessa atividade e tem necessidade de recorrer ao subsídio de desemprego.

A obrigação de preenchimento do quadro 6 do anexo SS, onde se apresentam as entidades contratantes, visa os trabalhadores que prestam serviços a pessoas coletivas e singulares com atividade empresarial; com rendimento anual igual ou superior a 6 vezes o valor do IAS (3.150€, em 2025) obtenham mais de 50% dos seus rendimentos de uma única entidade adquirente.

Como funciona o pagemnto por conta
Além de obrigatória, trata-se de uma antecipação ao Estado do imposto sobre os rendimentos da categoria B (recibos verdes). É um adiantamento do valor a apurar no ano seguinte na declaração anual de rendimentos, o Modelo 3 de IRS. É calculado com base nos rendimentos do penúltimo ano e pago a 20 dos meses de julho, setembro e outubro de cada ano. Por exemplo, os pagamentos por conta em 2025 baseiam-se nos rendimentos de 2023, declarados em 2024. Serve para distribuir o pagamento do imposto ao longo do ano e evitar um encargo elevado no final.

6. Segurança Social: pagar contribuições e entregar declaração trimestral

Os trabalhadores independentes também estão sujeitos ao pagamento de contribuições para a Segurança Social para conseguir aceder a subsídios e apoios em caso de doença, parentalidade, desemprego, invalidez, entre outros.

Tenho de me inscrever na Segurança Social?

Quando abre atividade nas Finanças, essa informação é comunicada automaticamente à Segurança Social, que o enquadra no Regime dos Trabalhadores Independentes, mesmo que esteja isento do pagamento de contribuições.

Quem tem de pagar contribuições à Segurança Social?

Esta contribuição é obrigatória, exceto nos primeiros 12 meses de atividade, período em que pode beneficiar de uma isenção. É sempre possível pedir a antecipação e começar a contribuir desde a abertura de atividade nas Finanças, (sem benefício da isenção)

O pedido deve ser feito através da declaração trimestral, nos períodos declarativos (janeiro, abril, julho e outubro), produzindo efeitos no primeiro dia do mês seguinte ao da sua apresentação.

Entrega da declaração trimestral e anual

Os trabalhadores independentes devem também declarar trimestralmente os seus rendimentos à Segurança Social. A declaração deve ser entregue até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro, indicando os rendimentos obtidos nos 3 meses anteriores.

Se reiniciou atividade, a obrigação contributiva tem início no primeiro dia do mês do reinício.

Tome Nota:
Se não entregar a declaração trimestral, pode ter de pagar uma multa entre os 50€ e os 250€. Se no ano anterior entregou pelo menos uma declaração trimestral, em janeiro tem de apresentar a declaração anual e corrigir as declarações entregues no ano anterior ou entregar alguma em falta. Tudo poder ser feito através da Segurança Social Direta, onde se deve registar.

E se acumular com trabalho por conta de outrem?

Se acumular atividade independente com trabalho por conta de outrem, e se o rendimento mensal médio (apurado trimestral ou anualmente) dessa atividade independente for igual ou superior a 2 090€ (4 vezes o valor do Indexante dos Apoios Sociais em 2025), é obrigatório contribuir para a Segurança Social.

Quando é que se paga?

Quem está obrigado a pagar as contribuições à Segurança Social, deve fazê-lo entre 10 e 20 do mês seguinte àquele a que as contribuições dizem respeito. O valor da contribuição depende das declarações trimestrais. Se não tiver rendimento ou se for inferior a 20€, o valor mínimo da contribuição é de 20€.

Quem pode ter isenção de contribuições para a Segurança Social?

Pode pedir a isenção de contribuições se reunir os seguintes critérios:

Rendimento relevante mensal médio (apurado trimestralmente) inferior a 2 090€, que acumule atividade independente com trabalho por conta de outrem e cumpra todas as seguintes condições:
As duas atividades são prestadas a entidades empregadoras distintas, sem qualquer relação de domínio ou de grupo;
Já faz contribuições para a Segurança Social pelo trabalho por conta de outrem;
A remuneração média mensal da outra atividade é igual ou superior a 522,50€ (valor do IAS em 2025).
Se for, simultaneamente, pensionista de invalidez ou de velhice por regimes de proteção social nacionais ou estrangeiros;
Se for pensionista (por invalidez ou velhice) ou tiver incapacidade igual ou superior a 70%;
Se em janeiro do ano seguinte àquele que corresponda, se tenha verificado a obrigação do pagamento de contribuições no valor de 20€ (valor mínimo) durante o ano anterior.

Direitos dos trabalhadores independentes
Ao contribuir para a Segurança Social, os trabalhadores independentes passam a aceder a direitos como:

Subsídio por cessação de atividade, semelhante ao subsídio de desemprego;
Licença de parentalidade;
Proteção na doença;
Direito à pensão de velhice;
Pensão de invalidez;
Pensão de sobrevivência

Quanto é que se paga?

Com base nos rendimentos da última declaração trimestral, é determinado quanto paga mensalmente de contribuições ao longo dos 3 meses seguintes.

Este cálculo é feito tendo em conta o rendimento relevante, correspondente a uma percentagem do que faturou. Essa percentagem varia conforme o tipo de atividade:

70% do valor total de prestação de serviços;
20% dos rendimentos associados à produção e venda de bens;
20% sobre a prestação de serviços no âmbito de atividades hoteleiras e similares, restauração e bebidas.

Sobre este valor é aplicada uma taxa contributiva de 21,4%. Vejamos um exemplo:

Um prestador de serviços faturou 1 500€ em janeiro, 500€ em fevereiro e 1 000€ em março;
A soma destes valores (3 000€) é dividida por 3, para calcular o rendimento relevante mensal;
O rendimento relevante corresponde a 700€ (70% de 1 000€);
A estes 700€ aplica-se a taxa de 21,4% (700€ x 21,4%);
A contribuição mensal a pagar durante o próximo trimestre é de 149,80€;
Tem a opção de reduzir ou aumentar esta contribuição em intervalos de 5%, até ao limite de mais ou menos 25%.

O pagamento desta contribuição deve ser feito entre 10 e 20 de cada mês. Pode pagar através do multibanco, débito direto ou nas tesourarias da Segurança Social.

Seguro de acidentes de trabalho é obrigatório
Os trabalhadores independentes são obrigados por Lei a ter um seguro de acidentes de trabalho. Contratado pelo próprio trabalhador é, na generalidade, semelhante ao seguro do trabalhador por conta de outrem. O objetivo é garantir que, em caso de acidente de trabalho, os trabalhadores independentes e os seus familiares têm direito às respetivas indemnizações.

Tome Nota:
Para informações adicionais, consulte o Guia Prático – Novo Regime dos Trabalhadores Independentes da Segurança Social

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A informação deste artigo não constitui qualquer recomendação, nem dispensa a consulta necessária de entidades oficiais e legais.

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