Trabalho
A empresa pode impor regras quanto à utilização do email para fins que não sejam profissionais. Saiba como e com que limites. 20-10-2022
Tempo estimado de leitura: 7 minutos
A empresa pode ler emails pessoais se enviados pelo endereço profissional? Começamos já por dizer que,em Portugal, a lei assegura a confidencialidade da informação dos trabalhadores em relação à utilização do email. Assim sendo, aempresa não tem o direito de o fazer.
No entanto, o empregador pode definir regras em relação à utilização do correio eletrónico, devendo informar o trabalhador sobre estas regras, qual o tipo de controlo efetuado e quais as sanções em caso de incumprimento. Mesmo que o uso do email profissional para fins pessoais seja proibido, a empresa não pode aceder ao conteúdo desses emails.
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O que diz a lei sobre este tema?
Em 2017, o Tribunal Europeu dos Direitos Humanos analisou o caso de um trabalhador romeno despedido pela empresa para a qual trabalhava devido à troca de mensagens privadas através de uma conta Yahoo Messenger criada para fins profissionais.
Com base no artigo n.º 8 da Convenção Europeia dos Direitos do Homem, o Tribunal considerou como provada a violação do direito ao respeito pela vida privada e familiar pela empresa.
Direito ao respeito pela vida privada e familiar
De acordo com o artigo 8.º da Convenção Europeia dos Direitos do Homem:
- Qualquer pessoa tem direito ao respeito da sua vida privada e familiar, do seu domicílio e da sua correspondência;
- Não pode haver ingerência da autoridade pública no exercício deste direito senão quando esta ingerência estiver prevista na lei e constituir uma providência que, numa sociedade democrática, seja necessária para a segurança nacional, para a segurança pública, para o bem-estar económico do país, a defesa da ordem e a prevenção das infrações penais, a proteção da saúde ou da moral, ou a proteção dos direitos e das liberdades de terceiros.
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O artigo 26.º da Constituição da República Portuguesa prevê o direito à reserva da vida privada e familiar, assim como se salvaguarda o direito à proteção dos dados pessoais no artigo 35.º.
No Código do Trabalho, encontramos igualmente referências à reserva da intimidade da vida privada e à proteção de dados pessoais dos trabalhadores no artigo 16.º e artigo 17.º, respetivamente.
Já o artigo 22.º estabelece o direito do trabalhador à “reserva e confidencialidade relativamente ao conteúdo das mensagens de natureza pessoal e acesso a informação de carácter não profissional que envie, receba ou consulte, nomeadamente através do correio eletrónico”.
Segundo o mesmo artigo, estas restrições não impedem, contudo, que os empregadores possam “estabelecer regras de utilização dos meios de comunicação na empresa, nomeadamente do correio eletrónico”.
A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) publicou, em 2013, uma deliberação que estabelece em que condições podem as empresas controlar a utilização das tecnologias de informação e comunicação no contexto laboral.
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Quais as regras a cumprir pelas empresas?
O empregador tem o poder de estabelecer regras para a utilização dos meios de
comunicação na empresa para fins que não sejam estritamente profissionais, assim como estipular formatos ou regras de controlo que devem constar do Regulamento Interno
De acordo com a CNPD, “a escolha dos meios de controlo, por parte do empregador, tem de obedecer aos princípios da necessidade, da proporcionalidade e da boa-fé, devendo este demonstrar que escolheu as formas de controlo com menor impacto sobre os direitos fundamentais dos trabalhadores”.
Para elaborar o regulamento interno da empresa, deve ser ouvida a comissão de trabalhadores ou, caso esta não exista, outra estrutura representativa dos trabalhadores. O regulamento só produz efeitos depois de ser devidamente publicitado de modo a poder ser conhecido por todos os trabalhadores (art.º 99º do Código do Trabalho).
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Até onde pode ir o controlo do email?
De acordo com a CNPD, “sejam quais forem as regras definidas pela empresa para a utilização do correio eletrónico para fins privados, o empregador não tem o direito de abrir, automaticamente, o correio eletrónico dirigido ao trabalhador”.
Não é pelo facto de estarem alojadas num servidor detido pela entidade patronal, que as mensagens perdem o cunho pessoal ou confidencial. O empregador não as pode ler, mesmo que para investigar alguma ocorrência que possa merecer infração disciplinar.
A deliberação da CNPD recomenda porém que, dentro da caixa de correio profissional, sejam criadas pastas próprias, e devidamente identificadas, onde o trabalhador guarde as suas mensagens de natureza pessoal.
O controlo do email por parte do empregador também não pode ser “permanente e por sistema”. Pelo contrário, deve ser “pontual e direcionado para áreas que representem risco para a empresa”.
A cibersegurança deve ser uma prioridade
Ainda que com total respeito pela privacidade dos dados pessoais, as empresas podem e devem implementar políticas de segurança informática que salvaguardem a sua própria estrutura. Nomeadamente, com ações de sensibilização e esclarecimento sobre o uso dos canais digitais e do email – muitas vezes veículo de ameaças como o phishing.
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Situações de ausência (férias ou baixa médica), a deteção de vírus ou outras ameaças à segurança digital da empresa também não justificam o acesso aos emails dos profissionais.
Já o controlo para prevenir ou detetar a divulgação de segredos empresariais devem ser dirigidos aos profissionais com acesso a essas informações e apenas quando há fundamento para suspeita.
Mesmo nesse caso, o acesso ao email pela entidade empregadora deve ser o último recurso e exige-se que seja feito na presença do trabalhador. Esse acesso deve ser limitado à visualização dos endereços dos destinatários, assunto, data e hora do envio. O profissional pode, nesta situação, impedir a consulta de emails que especifique como sendo de natureza pessoal.
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