Como preencher e emitir recibos verdes passo a passo

Leis e Impostos

É trabalhador independente? Saber como preencher e emitir recibos verdes através do Portal das Finanças é essencial para o êxito. 25-06-2025

Tempo estimado de leitura: 5 minutos

É trabalhador independente? Eis o passo essencial para o êxito do seu negócio.
Sempre que vende um produto ou presta um serviço, emitir um recibo verde é mais do que uma obrigação. É um sinal de profissionalismo e organização.

Com as recentes atualizações no Portal das Finanças, no final de 2024, o processo de emissão de recibos verdes ficou mais intuitivo e eficiente.
Chegou o momento ideal de se atualizar!

Eis todas as novidades. Guiamos, passo a passo, no preenchimento de um recibo verde — de forma simples, prática e sem complicações.

Trabalhadores independentes: quais as obrigações?

Um trabalhador independente tanto pode ser um profissional liberal, como alguém que presta serviços ou comercializa bens, em regime de freelancer, por exemplo. Pode exercer atividade de forma exclusiva ou em paralelo com uma atividade principal.

Quem é considerado trabalhador independente?
Os trabalhadores independentes são pessoas singulares que exercem atividade profissional sem estarem sujeitos a um contrato de trabalho ou equiparado. Saiba em detalhe quem é considerado trabalhador independente, e quem não é, no Guia Prático – Novo Regime dos Trabalhadores Independentes, da Segurança Social.

Estes profissionais estão obrigados a emitir recibos verdes para comprovar que receberam o pagamento pela prestação de serviços, além de terem de cumprir um conjunto de obrigações fiscais, tais como:

Comunicar o início de atividade às Finanças;
Inscrever-se na Segurança Social e entregar as respetivas declarações trimestrais
Emitir faturas (os chamados recibos verdes), após cada prestação de um serviço. As faturas devem ser emitidas até ao 5.º dia útil seguinte ao da conclusão da operação ou quando forem pagas, caso o pagamento aconteça antes do 5.º dia útil;
Ter contabilidade organizada se o valor anual de rendimentos for superior a 200 000€;
Fazer retenção na fonte se não estiverem isentos de IVA;
Entregar as declarações periódicas e pagar o IVA, se aplicável;
Entregar a declaração de IRS

Redução da taxa de retenção na fonte
Desde 1 de janeiro de 2025 que a retenção na fonte dos trabalhadores independentes desceu de 25% para 23%. A taxa é fixa, ao contrário do que acontece com os trabalhadores dependentes, em que é progressiva. A taxa inicial de 25% continua, porém, disponível. Cada trabalhador independente pode decidir qual das taxas pretende aplicar.

Leia também:

Como emitir recibos verdes: passo a passo

O serviço de emissão de Faturas e Recibos está disponível no Portal das Finanças. No último trimestre de 2024, esta funcionalidade foi remodelada e foram implementadas algumas novidades. Saiba o que mudou e como emitir um recibo verde, passo a passo.

1. Acesso e autenticação

Aceda ao Portal das Finanças e autentique-se através de uma das seguintes formas:

Com cartão de cidadão;
Ou com a sua chave móvel digital;
Ou com o número de identificação fiscal (NIF) e senha de acesso

No menu de entrada da área de emissão de recibos verdes, estão disponíveis as seguintes opções:

Emitir: permite emitir faturas ou a faturas-recibo; o recibo correspondente a uma fatura já emitida; criar fichas de clientes e criar fichas de produtos, serviços ou outros;
Obter/Recolher sem Preenchimento: onde pode obter faturas e recibos sem preenchimento e proceder ao respetivo registo;
Consultar: consulta de todas as faturas e recibos emitidos.

2. Emissão de uma fatura ou de uma fatura-recibo

Selecione o menu Emitir e em seguida Fatura ou Fatura-Recibo, consoante o caso;
Preencha o formulário: indique a data da prestação do serviço ou da colocação do bem à disposição do cliente (no caso de se tratar de uma venda), ou a data em que foi feito o pagamento do adiantamento;
No campo Tipo indique que documento pretende emitir, se uma fatura ou uma fatura-recibo;
No quadro dos dados do transmitente (ou seja, os seus dados), no campo Atividade exercida, selecione (de entre os códigos, CIRS ou CAE) aquele em que está registado, qual a atividade associada ao documento a emitir.

Tome Nota:
Se a atividade a selecionar não constar das opções, pode alterar os dados da atividade em Entregar>Declarações>Atividade.

Se já tiver registado o adquirente (o cliente) no catálogo de clientes (ver Como criar uma Ficha de Cliente):

Selecione a opção Procurar;
No catálogo apresentado, selecione o cliente.

Se o adquirente (o cliente) não está registado no seu catálogo de clientes:
Preencha o quadro Adquirente. Se o adquirente for português pode preencher indicando apenas o NIF (ou o NIF, o nome e a morada do cliente) ou apenas o nome e a morada do cliente. Caso se trate de uma pessoa coletiva, ao inserir a identificação fiscal (o NIPC), os outros campos são automaticamente preenchidos. Se o adquirente for estrangeiro, pode identificá-lo com o NIF e o nome.

Continue a preencher:

O campo Morada de Entrega é de preenchimento facultativo e aplica-se apenas quando a fatura é relativa à venda de um produto;
O campo Data de vencimento só é apresentado caso tenha selecionado Fatura no Tipo e é de preenchimento obrigatório. Quando receber o seu valor, deve emitir o recibo correspondente;
No quadro Motivo de Emissão indique a que título está a emitir o documento. Se selecionar as opções Adiantamento ou Adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente não terá possibilidade de registar a retenção na fonte de IRS;
Preencha o quadro Produtos, Serviços ou Outros;
Selecione Adicionar para registar os dados relativos ao produto, serviço ou outros;
Preencha o campo Desconto Financeiro, quando aplicável;
Preencha os campos sobre o produto ou serviço. Se o tiver já registado no catálogo, selecione Procurar, escolha e adicione o item (ver Como criar uma Ficha de produto ou serviço);
O campo Tipo é obrigatório. A cada tipo estão associados campos de preenchimento diferenciados;
No campo Tipo de Ref podeescolher o tipo a usar no recibo. Se usar um sistema com códigos de barras (como o EAN), selecione essa opção. Senão escolha a opção Outro. O campo Referência continua a ser obrigatório, mas pode escrever o que quiser (por exemplo, o número da fatura ou qualquer outra informação que o ajude a identificar o recibo mais tarde);
O campo Descrição é obrigatório e deve incluir denominação usual dos produtos vendidos ou dos serviços prestados;
Indique o Preço Unitário, sem IVA, do serviço ou produto;
No campo Taxa IVA, indique qual a taxa aplicável ao serviço ou produto;
Repita a operação para acrescentar outros produtos ou serviços;
Se estiver a emitir uma fatura-recibo referente a uma prestação de serviços, e tiver indicado o NIF do adquirente, será apresentado o quadro IRS, relativo à retenção na fonte. Deve preencher se o cliente tiver contabilidade organizada e o valor decorrer de serviços prestados;
Se estiver a emitir uma fatura-recibo, preencha o quadro Pagamento. Selecione Adicionar para indicar o meio de pagamento. O valor aparece automaticamente preenchido com o valor total da fatura-recibo. Na fatura, este campo não está disponível e o meio de pagamento deve ser indicado na emissão do recibo.

Finalizado o preenchimento da fatura ou fatura-recibo, pode emitir o documento na opção Emitir (canto superior direito da página).

Surgirá uma nova mensagem onde deve confirmar se pretende emitir a fatura. Clique em Emitir e será apresentada. Caso tenha indicado o adquirente, a prova ficará também automaticamente disponível na área reservada ao cliente.

Datas de apresentação da declaração trimestral à Segurança Social
Os descontos dos trabalhadores independentes para a Segurança Social são calculados com base nos rendimentos dos três meses anteriores ao mês em que a declaração trimestral é apresentada. Mensalmente, estes trabalhadores devem pagar um montante que resulta da aplicação da taxa contributiva de 21,4% sobre 70% do valor total dos recibos. As declarações devem ser entregues nas seguintes datas, consoante o trimestre a que reportem:

1º Trimestre: abril (rendimentos de janeiro, fevereiro e março);
2º Trimestre: julho (rendimentos de abril, maio e junho);
3º Trimestre: outubro (rendimentos de julho, agosto e setembro);
4º Trimestre: janeiro (rendimentos de outubro, novembro e dezembro).

Leia também:

Como criar uma ficha de cliente?

Pode gerir o seu catálogo inserindo previamente os dados de clientes habituais. No momento da emissão da fatura, ao selecionar o cliente, os campos relativos ao adquirente são pré-preenchidos com os dados ali registados. Para o fazer:

No menu Emitir, selecione Clientes;
Clique em Adicionar;
Preencha os campos obrigatórios e selecione Guardar para concluir o registo do cliente no catálogo;
Selecione Pesquisar para consultar a ficha do cliente.

Pode alterar ou eliminar o cliente, bastando para isso selecionar as opções Editar ou Desativar na coluna Ações.

Como criar uma ficha de produto ou serviço?

Pode acrescentar (ao catálogo de bens, serviços ou outros) os dados referentes aos seus produtos ou serviços. Quando emitir uma fatura e selecionar o produto ou serviço, os campos surgem pré-preenchidos com os dados do catálogo. Para o fazer:

Selecione Produtos, Serviços ou Outros;
Escolha Adicionar;
No campo Tipo selecione se é um produto, um serviço, outros (por exemplo, adiantamentos), impostos especiais ou impostos, taxas e encargos parafiscais. A cada tipo estão associados campos de preenchimento diferenciados;
O campo Tipo de Ref permite selecionar o sistema de referenciação EAN, através de código de barras, ou selecionar Outro. Neste caso, o campo Referência, embora de preenchimento obrigatório, passa a ser um campo livre. Pode ali registar o que entender;
Preencha os campos obrigatórios e selecione Guardar para registar o item no catálogo;
Selecione Pesquisar para consultar a ficha de produto, serviço ou outros.

Pode alterar ou eliminar o item do catálogo selecionando as opções Editarou Desativar na coluna Ações.

Como emitir um recibo?

Quando emite uma fatura (e não uma fatura-recibo), pode emitir a qualquer momento o respetivo recibo, ficando disponível um alerta de que o mesmo está pendente. Saiba como:

Selecione Emitir Recibo, para aceder ao documento;
Verifique os dados e selecione Emitir. Caso tenha indicado o adquirente (o cliente), fica automaticamente disponível na área reservada deste;
Uma outra alternativa passa por aceder ao menu principal e selecionar a opção Recibo;
Pesquise a fatura e selecione a opção Emitir recibo;
Se aplicável, indique a retenção na fonte;
Selecione a opção Emitir, no canto superior direito;
Surgirá uma nova mensagem: confirme se pretende emitir o recibo e selecione Emitir.

Como emitir fatura e fatura-recibo de ato isolado?

A emissão da fatura ou de uma fatura-recibo de ato isolado é semelhante ao da emissão de fatura ou fatura-recibo. Está apenas disponível para quem não tem registo ativo de atividade empresarial ou profissional:

Indique a data em que ocorreu a venda ou a prestação de serviço;
No campo Tipo selecione o documento a emitir. Pode ser uma fatura ato isolado ou fatura-recibo de ato isolado. Siga os passos indicados anteriormente para a emissão de fatura.

Após a emissão da fatura ou fatura-recibo, é disponibilizada a guia de pagamento do IVA liquidado na respetiva fatura (Modelo P2 – Pagamento de Autoliquidação de Recibos Verdes).

Como consultar documentos já emitidos?

Na opção Consultar, no menu lateral esquerdo, é possível:

Consultar as faturas e os recibos de produtos vendidos ou serviços prestados;
Consultar as faturas e os recibos de produtos ou serviços adquiridos.

Adicionalmente, neste menu também é possível:

Emitir nova fatura, utilizando os dados de uma fatura já emitida;
Imprimir uma fatura ou recibo.

Para estes dois passos adicionais, deve:

Preencher o formulário com os dados da fatura, da fatura-recibo ou do recibo que pretende consultar;
Selecione Pesquisar;
Na opção Ver, selecione Emitir Novo. Basta que indique a data da transação e clique em Emitir. Os restantes campos surgem pré-preenchidos. Estão editáveis, caso pretenda alterar algum;
Na opção Ver, selecione Imprimir. Pode gerar um documento em formato PDF, para guardar ou imprimir.

Caso pretenda, pode selecionar a opção Exportar tabela para obter uma folha de cálculo com todos os dados.

Emissão de recibos verdes: novidades principais desde 2024

Criação de fichas de clientes: Facilita emissão de faturas para os mesmos clientes;
Criação de fichas de produtos e serviços: Agiliza a emissão de recibos verdes e associa (de forma rápida e prática) os bens ou serviços prestados ao respetivo valor e enquadramento fiscal. Facilita a processo de emissão e garante maior precisão na descrição dos serviços;
Múltiplas linhas nas faturas: Permite incluir múltiplas linhas na mesma fatura, (mesmo com diferentes produtos ou serviços) cada qual com o seu enquadramento fiscal;
Indicação de Imposto do Selo retido: Permite indicar o montante do Imposto do Selo retido, quando aplicável.

Leia também:

A informação deste artigo não constitui qualquer recomendação, nem dispensa a consulta necessária de entidades oficiais e legais.

Saldo Positivo

Saldo Positivo