Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Um trabalhador ao serviço de uma empresa pode ter gastos associados a deslocações por motivos profissionais. Estas despesas não têm de ser totalmente assumidas pelo colaborador, o empregador pode cobrir a totalidade ou parte dos valores gastos. São as chamadas ajudas de custo.

Saiba, neste artigo, o essencial sobre este apoio.

O que são as ajudas de custo?

As ajudas de custo são um apoio pago ao trabalhador quando se desloca em nome da empresa, seja em Portugal ou no estrangeiro. O objetivo é compensá-lo pelos gastos com transportes, alojamento e alimentação.

O valor pode ser pago antecipadamente ou reembolsado após a apresentação dos comprovativos das despesas. O empregador tem 30 dias para pagar as ajudas de custo, a contar da data de apresentação dos documentos.

Leia também:

• Quais as deduções que ajudam a fazer as contas do IRS?
• Pagamentos por conta: o que são e quem tem de pagar?
• TSU: como ter isenção ou redução na Taxa Social Única?

Como calcular: valor das ajudas de custo

Os valores de referência das ajudas de custo estão legislados para a Administração Pública e tendem a manter-se estáveis por longos períodos. Contudo, em 2010, poucos meses antes de a troika chegar a Portugal, o Decreto-Lei 137/2010 aprovou uma redução dos montantes. Com o Orçamento do Estado para 2024 essa norma foi revogada. Por sua vez, o Orçamento do Estado para 2025atualizou os valores em 5%.

Conheça os montantes aplicados atualmente na alimentação, alojamento e deslocações.

Alimentação

As ajudas de custo na alimentação têm como referência os valores do subsídio de refeição. Em 2025, o limite isento de imposto é de 10,20€ (9,60€ em 2024), quando pago em cartão ou vales de refeição. Se for pago em dinheiro, o montante é de 6€ (sem alterações em 2025).

Alojamento

No setor público, os trabalhadores podem ser reembolsados até ao limite de 50€ pela sua estada num hotel (de até três estrelas ou equivalente) desde que haja protocolo acordado com o Estado. Caso prefira, o trabalhador pode receber, em alternativa, uma ajuda de custo de 50% sobre o preço do alojamento. O setor privado não está sujeito a estes limites.

Deslocações

As ajudas de custo por deslocação podem depender do destino, cargo do trabalhador, transporte utilizado, horário e duração.

As tabelas seguintes os valores estão em vigor para os funcionários públicos em 2025. A primeira tabela representa um aumento global de 5% face ao ano anterior. O regime de aplicação de ajudas de custo deve ainda ser revisto em 2026 e 2027, conforme explicado no comunicado oficial do Governo.

1. Ajudas de custo máximas diárias para deslocações em Portugal e no estrangeiro

2. Ajudas de custo por tipo de transporte e quilómetro percorrido (sem alterações)

3. Percentagem de ajudas de custo para deslocações sucessivas considerando as horas de partida e chegada(sem alterações)

4. Percentagem de ajudas de custo para deslocações diárias considerando o período do dia (sem alterações)

Leia também:

• Como calcular o salário líquido em 3 passos
• O que muda com a subida do salário mínimo?
• Trabalhar em Portugal e no estrangeiro: quais as obrigações a cumprir?

As ajudas de custo são tributadas?

Depende. Quando as ajudas de custo são iguais ou inferiores aos montantes de referência (referidos para a Função Pública) ficam isentas de IRS. Ultrapassados os valores de referência, o excedente fica sujeito a tributação e deve ser declarado.

Do lado das empresas, e conforme explicado no artigo 88º do IRC há ainda a pagar 5% de tributação autónomaquando as despesas não são faturadas a clientes. No entanto, esta taxa recai apenas sobre a parcela que não está sujeita a IRS.

Um exemplo
Um trabalhador, com salário equivalente ao nível nove da tabela remunerativa da função pública, gastou 70€ numa deslocação diária em território nacional. A despesa não foi faturada a nenhum cliente. Tendo em conta que o valor de referência para este caso é de 53,60€, o trabalhador terá de pagar IRS sobre a diferença de 16,40€ (70€ - 53,60€). Já o empregador deve pagar um imposto de 2,68€ (5% x 53,60€).

Ajudas de custo no IRC: quais as regras de dedução?

Uma empresa pode deduzir as ajudas de custo em sede de IRC sempre que os valores sejam faturados a clientes. Se isso não se verificar, será então necessário apresentar um mapa itinerário. É esse documento que monitoriza as deslocações que justificam as despesas, devendo indicar as seguintes informações:

Nos casos em que a viagem se realiza na viatura própria do trabalhador, o mapa terá também de identificar a viatura e o seu proprietário assim como os quilómetros percorridos.

Ajudas de custo no IRS: quais as regras de dedução?

A regra é simples e tem que seguir os valores de referência previstos na Lei. Norma geral, as ajudas de custo estão isentas do pagamento de IRS e Segurança Social até ao limite estabelecido. Se os valores ultrapassarem os limites definidos, a diferença fica sujeita a IRS.

Ou seja, casos os valores que constem do recibo de vencimento, excedam os valores-limite previstos para a isenção, a diferença será tributada em IRS. A regra é  idêntica a que se aplica para pagamento do subsídio de alimentação.

Leia também:

• Como funciona o trabalho por turnos? Conheça direitos e deveres
• Como funciona a licença sem vencimento?
• Maternidade e paternidade: a quantos dias de licença se tem direito?
• Direitos de férias dos trabalhadores: 10 questões e respostas
• Mudar para o interior: quais os apoios e os passos a dar

A informação deste artigo não constitui qualquer recomendação, nem dispensa a consulta necessária de entidades oficiais e legais.