Fundo Caixa Geral de Depósitos

Arquivo histórico

A documentação que hoje se conserva é representativa da sua atividade, desde a fundação, em 1876, nas diferentes vertentes da atividade bancária e de crédito.

A documentação que hoje se conserva é representativa da sua atividade, desde a fundação, em 1876, nas diferentes vertentes da atividade bancária e de crédito.
A documentação tratada testemunha os seguintes aspetos:

A atividade como banco do Estado, ao qual este recorreu tanto para aliviar a dívida pública como para financiar as grandes obras de desenvolvimento agrícola e industrial, tanto no continente como nas antigas províncias ultramarinas.
O apoio financeiro concedido aos grandes empreendimentos centrais e locais através dos constantes financiamentos às entidades públicas e órgãos da administração central e local.
O apoio às classes mais desfavorecidas tanto incentivando as pequenas poupanças como regulamentando e moralizando o crédito de penhores.
O apoio ao desenvolvimento de todos os setores da economia (industria, agricultura, habitação) através dos muitos milhares de créditos que concedeu aos particulares.
A vida de uma instituição centenária, através da documentação de caráter administrativo e de gestão (financeira, patrimonial, recursos humanos).

Tratamento Arquivístico

Regras e sistemas de descrição
O Arquivo utiliza para a descrição dos documentos as regras ISAD (G) emanadas pelo Conselho Internacional de Arquivos www.ica.org, bem como as “Orientações para a Descrição Arquivística” elaboradas pelo Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo http://antt.dglab.gov.pt/ .
Utiliza igualmente o sistema de descrição multinível, com base no “Manual of Archival Description” de Michael CooK e Margareth Procter, permitindo, assim, e em qualquer momento, identificar a unidade de descrição e o seu posicionamento na estrutura hierárquica orgânica ou funcional. Esta descrição é efetuada tendo como sequência do geral para o particular.

Procedimentos prévios

O tratamento arquivístico de cada unidade documental foi precedido de uma inventariação, das diversas unidades de instalação, e da constituição das séries documentais, de caráter provisório. Com esta medida pretendeu-se efetuar um levantamento geral e possuir um conhecimento global de toda a documentação.
A partir deste levantamento associado a uma investigação legislativa e regulamentar estabeleceram-se os princípios orientadores para a elaboração do quadro de classificação.
Foi necessário estabelecer um conjunto de normas com o objetivo de facilitar e normalizar a recolha de dados. Para tal procedeu-se à elaboração de um conjunto de instrumentos auxiliares de trabalho, tais como:

Manual de procedimentos arquivísticos
Adaptação das normas ISAD (G)
Criação de um glossário de terminologia arquivística

Sistema de recolha de dados

O sistema de descrição multinível pressupõe a utilização de diferentes folhas de recolha de dados conforme o nível da unidade de descrição em causa. Assim sendo, criaram-se diversas folhas de recolha, as quais recebem a informação específica a cada um dos níveis da cadeia hierárquica da unidade de descrição (área, secção, série, documento).
Os dados recolhidos estão a ser transferidos, para uma aplicação informática específica de arquivo histórico. Também esta aplicação foi objeto de uma análise e adaptação à documentação da CGD. Com efeito, de uma base de dados com campos de caráter geral passou-se para uma base com campos específicos e adaptados à documentação em causa, respeitando sempre as zonas das ISAD(G).

Quadro de Classificação

O Quadro de Classificação que apresentamos espelha, em primeiro lugar, as grandes áreas funcionais desenvolvidas pela Caixa, quer na sua gestão interna quer na sua relação com os clientes. Cada uma dessas áreas encontra-se dividida em subáreas, secções ou subsecções, conforme a necessidade o exige até à série ou subsérie documental.
Como se pode observar pela análise do quadro, algumas áreas documentais apresentam um grau de desenvolvimento e pormenorização maior, possuindo uma hierarquização das séries e subséries já definidas e identificadas com os respetivos códigos numéricos. Isto significa que o seu tratamento arquivístico já está concluído. As séries das restantes áreas possuem um caráter provisório e apenas se tornará definitivo à medida que se for efetuando o tratamento documental de cada área.
Para a elaboração do quadro de classificação optou-se por privilegiar o tipo funcional em detrimento do orgânico. A CGD teve, ao longo da sua história, frequentes alterações orgânicas, ora suprimindo, ora criando novos serviços, ou ainda desdobrando os existentes em função das novas exigências do crescimento do seu negócio. Pelo contrário, as suas funções mantiveram-se, ou alargaram-se, mas sempre dentro do mesmo âmbito e área de atividade.
As inter-relações entre a estrutura funcional e as entidades orgânicas são expressas na ficha de descrição da unidade de descrição, nos campos “órgão produtor” e “história administrativa”.
Apresentam-se de seguida as Áreas Funcionais que constituem o quadro de classificação, podendo o seu desenvolvimento ser consultado em documento próprio - Quadro de classificação - (pdf 390Kb)

CGD - Caixa Geral de Depósitos
01AO - Administração e Organização
02GF - Gestão Financeira
03GP - Gestão Patrimonial
04RH - Gestão de Recursos Humanos e Ação Social
05RP -Relações Públicas e Comunicação
06AI - Auditoria e Inspeção
07NT - Notário Privativo
08AJ - Assuntos Jurídicos
09OA - Operações Ativas
10OP - Operações Passivas
11AS - Agências e Dependências no Estrangeiro
12DC - Documentação Complementar

Acesso Caixadirecta

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Sala de Imprensa